Fonctionnement du service de listes

Le service de listes fonctionne grâce à un logiciel de gestion de listes : Sympa. Ce logiciel est associé à une interface web d'environnement de listes consultable à l'adresse suivante : http://listes.univ-fcomte.fr/

Se connecter sur l'environnement de listes

Pour vous connecter sur l'environnement de listes, allez sur la page d'accueil du site : http://listes.univ-fcomte.fr/ et cliquez sur le bouton 'Login' situé en haut à gauche de votre écran. Vous avez généralement également accès à l'écran de login en bas de page.

  Vous êtes déjà abonné à des listes de diffusion,vous possédez un mot de passe de listes.

Dans ce cas, authentifiez-vous via la méthode classique : entrez l'adresse e-mail avec laquelle vous êtes abonné comme identifiant et votre mot de passe de listes de diffusions dans le champ “Mot de passe”.

  Vous n'avez pas encore de mot de passe de connexion, dans ce cas, veuillez cliquer sur "Premier login";

Remplissez le champ “Votre adresse de messagerie” fournie par l'IUT et cliquez sur “envoyez moi mon mot de passe”. Vous recevrez celui-ci quelques minutes plus tard dans votre boite aux lettre électronique.

  Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe de listes de diffusions, cliquez sur "Mot de passe perdu".

Vous devrez ensuite indiquer votre adresse e-mail, et votre mot de passe sera envoyé à cette adresse.

*** Attention : le mot de passe de listes est un mot de passe spécial qui ne vous sert que pour les listes ; il n'a rien à voir avec le mot de passe Sésame que possèdent les personnels et étudiants de l'Université de Franche-Comté. Il est néanmoins possible de modifier son mot de passe de listes afin qu'il coïncide avec le mot de passe Sésame, ce qui permet de le mémoriser plus facilement.

Consulter ses abonnements

Pour voir toutes les listes auxquelles vous êtes abonné, vous devez tout d'abord être authentifié.

À partir de la page d'accueil de l'environnement de listes, vous voyez alors apparaître le nom de toutes les listes auxquelles vous êtes abonné, suivi chacun d'une brève description de la liste.

Pour aller consulter la page d'information d'une liste, cliquez sur son nom. La page d'information comporte une description plus ou moins détaillée de la liste (son objet, les usages en vigueur pour l'envoi de messages, etc.).

À partir de cette page d'information, vous pourrez :

  modifier vos options d'abonné ;
  lire les archives de la liste ;
  effectuer une recherche dans les archives ;
  envoyer des messages ;
  accéder à la liste des abonnés (lorsqu'elle est disponible) ;

Le nombre de personnes abonnées à la liste est affiché de manière permanente dans le menu de gauche. Pour accéder à la liste des abonnés, cliquez sur le lien 'Les abonnés' dans le menu de gauche (si le propriétaire de la liste n'a pas autorisé l'accès à la liste des abonnés, ce bouton n'apparaît pas). La liste des abonnés s'affiche et vous présente l'adresse e-mail, le domaine (@univ-fcomte.fr, @edu.univ-fcomte.fr, @fai.com, etc.) et le nom de chacun des abonnés (la mention ou non du nom dépend de la méthode employée lors de l'abonnement). Par défaut, 25 abonnés sont affichés sur chaque page. Vous pouvez naviguer entre les pages au moyen des flèches de navigation ou choisir d'afficher davantage d'abonnés sur chaque page. Vous pouvez également trier les abonnés en fonction de leur adresse e-mail, de leur domaine ou de leur nom en cliquant sur l'intitulé de la colonne correspondante.

Les noms des propriétaires et des modérateurs de la liste sont indiqués dans le menu de gauche. N'écrivez jamais directement à un propriétaire ou à un modérateur de liste.

Pour voir la date de votre inscription à la liste et la date de dernière mise à jour de vos options d'abonné, cliquez sur le lien 'Options d'abonné' dans le menu de gauche.

Gérer ses préférences

Pour une plus grande souplesse dans votre utilisation des listes, il vous est possible de définir certaines préférences personnelles. Ces préférences se décomposent en deux volets :

       vos options d'abonné, qui sont à choisir liste par liste ;
       vos préférences générales, valables pour tout l'environnement de listes Sympa.

Modifier ses options d'abonné

Les options d'abonné sont relatives à chaque liste et peuvent donc différer d'une liste à l'autre. Pour modifier vos options d'abonné, procédez comme suit :

optionsabo

  Allez sur la page d'accueil de l'environnement de listes et authentifiez-vous.
  Allez sur la page d'information de la liste pour laquelle vous souhaitez modifier vos options d'abonné.
  Dans le menu de gauche, cliquez sur le lien 'Options d'abonné'.
  Choisissez un mode de réception des messages (ces options sont exclusives, vous ne pouvez donc pas en sélectionner deux différentes) :
      Digest : au lieu de recevoir régulièrement les messages de la liste, vous en recevrez périodiquement une compilation. Cette compilation regroupe un ensemble de messages de la liste au sein d'un message au format MIME multipart/digest. La périodicité d'envoi des compilations est définie par le gestionnaire de la liste.
      Summary : comme pour le mode digest, vous recevrez périodiquement une compilation, excepté qu'il s'agit cette fois uniquement d'un index des messages. Si vous souhaitez les lire dans leur entier, vous devrez aller consulter les archives de la liste en ligne.
      Nomail : ce mode permet de ne plus recevoir les messages de la liste tout en y restant abonné. Cela évite par exemple de devoir se désabonner d'une liste pendant une période d'absence puis de se réabonner lorsque l'on revient.
      Txt : ce mode permet de ne recevoir que la version texte (text/plain) des messages postés aux deux formats (texte et HTML).
      Html : ce mode permet de ne recevoir que la version HTML (text/html) des messages postés aux deux formats (texte et HTML).
      Urlize : ce mode permet de ne pas recevoir les documents attachés. Ceux-ci sont remplacés dans le message par une URL pointant vers l'interface web.
      Not_me : ce mode permet de ne pas recevoir une copie de ses propres messages.
      Normal : ce mode est le mode de réception par défaut ; il permet d'annuler les autres modes d'abonnement.
  Cliquez sur le bouton 'Mise à jour'.

Modifier ses préférences générales

Les préférences générales sont relatives à l'ensemble de vos abonnements et à la manière dont se présente votre interface de listes Sympa. Pour modifier vos préférences, procédez comme suit :

  Allez sur la page d'accueil de l'  environnement de listes et authentifiez-vous.
  Dans le menu en haut à droite, cliquez sur le lien 'Préférences'.
  Modifiez vos préférences.
  Cliquez sur 'Valider' pour chaque option que vous modifiez.

prefgeneral

Vous pouvez modifier :

  votre nom ; si vous vous abonnez à une liste depuis l'interface web du serveur de listes, le champ 'Nom' sera automatiquement renseigné dans la liste des abonnés ;
  la langue de l'interface de listes Sympa (le choix de la langue est disponible sur toutes les pages de l'interface de listes ; votre choix sera conservé même si vous modifiez la langue de l'interface sans passer par la page 'Préférences' ;
  la durée de vie du cookie stocké sur votre ordinateur par Sympa ('Expiration de la connexion'). Par défaut, la session expire au bout de 30 minutes ; si vous utilisez les listes de manière intensive, nous vous conseillons de choisir une durée plus longue ;
  Un cookie est un petit fichier qu'un serveur http enregistre, le plus souvent temporairement, sur votre disque dur, pour vous identifier sur son service. Il contient quelques informations de référence vous concernant : nom, adresse e-mail, date de dernière connexion, etc.
  votre mot de passe de listes.

Actions sur le document

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Rechercher une liste de diffusion

Vous pouvez avoir besoin de rechercher une liste. Pour cela, vous avez trois possibilités :

  parcourir les différentes rubriques listées en page d'accueil du serveur de listes ;
  rechercher une liste grâce au champ de recherche : la chaîne recherchée renverra tous les résultats trouvés dans les noms et les descriptions des listes (les descriptions des listes se résument généralement à une courte phrase) ;
  rechercherliste
  cliquer sur le lien 'La liste des listes' situé sur la page d'accueil du serveur de listes pour afficher l'intégralité des listes.

En fonction du domaine auquel appartient votre adresse (exemples : univ-fcomte.fr, fai.com, etc.) et de l'endroit à partir duquel vous vous connectez, vous n'aurez pas accès aux mêmes listes. .

listelistes

Lire les archives d'une liste en ligne

Pour lire les messages d'une liste, vous avez trois possibilités :

  lire les messages que vous recevez dans votre boîte de réception ;
  lire les archives de la liste en ligne (via l'interface web du serveur de listes) ;
  télécharger les archives de messages de la liste.

Pour lire les archives d'une liste en ligne, procédez comme suit :

  Allez sur la page d'accueil de l'environnement de listes et authentifiez-vous.
  Allez sur la page d'information de la liste dont vous souhaitez lire les archives.
  Dans le menu de gauche, cliquez sur le lien 'Archive'.
  Vous voyez apparaître les archives du mois en cours.

arch Présentation des messages

S'il n'y a eu aucun message pendant le mois en cours, les messages qui s'affichent sont ceux du dernier mois où des messages ont circulé.

S'il y a eu beaucoup de messages au cours du mois, ceux-ci sont répartis sur plusieurs pages et seuls les messages les plus récents sont affichés. Pour passer d'une page à une autre, cliquez sur les flèches ou sur les mots encadrant le numéro de la page courante :

  La flèche de gauche permet d'afficher des messages plus anciens.
  La flèche de droite permet d'afficher des messages plus récents.

Suivi de conversation et suivi chronologique

Par défaut, les messages sont présentés sous forme de fil de discussion (ici appelé « Suivi de conversation ») : ils sont regroupés suivant leur objet. Ainsi, toutes les réponses à un message donné sont présentées juste en dessous de ce message et sont indentées pour une meilleure lisibilité. Attention : deux messages peuvent très bien avoir le même objet mais n'être pas du tout apparentés ; néanmoins, ils seront triés comme si ils appartenaient au même fil de discussion.

Pour afficher les messages suivant l'ordre chronologique, cliquez sur le lien 'Suivi chronologique'. Attention : ce choix d'affichage n'est valable que si vous restez au sein d'un même mois. Si vous allez consulter les messages d'un autre mois, l'affichage par défaut 'Suivi de conversation' revient. Naviguer dans les messages

Pour lire un message, cliquez sur son objet. Vous pouvez ensuite naviguer dans l'historique des messages échangés sur la liste en cliquant sur les flèches encadrant les mots 'Chronologie' et 'Conversation' :

  En utilisant les flèches qui encadrent le mot 'Chronologie', vous lisez les messages suivant leur ordre chronologique.
  En utilisant les flèches qui encadrent le mot 'Conversation', vous lisez les messages sous forme de fil de discussion (c'est-à-dire qu'ils sont regroupés en fonction de leur objet).
  Les flèches de gauche permettent d'aller vers des messages plus anciens.
  Les flèches de droite permettent d'aller vers des messages plus récents.

Les messages appartenant au même fil de discussion que le message affiché sont signalés au bas du message : la rubrique 'Follow-ups' regroupe les différentes réponses au message affiché, tandis que la rubrique 'References' regroupe tous les messages qui ont précédé. Cliquez sur l'objet de ces messages pour aller les consulter.

arch_file

Pour revenir à l'index des messages, cliquez sur 'Chronologie' ou sur 'Conversation' suivant que vous souhaitez afficher un index sous forme de suivi chronologique ou sous forme de fil de discussion. Si les messages se répartissent sur plusieurs pages en raison de leur grand nombre, vous arrivez sur la page d'index contenant le message que vous venez de lire et non sur la page contenant les messages les plus récents.

Pour aller consulter les archives d'un autre mois, cliquez sur son numéro dans le calendrier situé en haut à droite de votre écran. Seul les numéros des mois où des messages ont été envoyés sont cliquables.

arch_calendar Contenu des messages : liens et pièces jointes

Généralement, les liens contenus dans les messages sont cliquables : il vous suffit de cliquer dessus pour aller visiter la ressource en question. Attention : en cliquant sur un lien contenu dans un message, vous quittez l'environnement de listes. Si vous ne souhaitez pas quitter l'environnement de listes, ouvrez le lien dans une nouvelle fenêtre ou dans un nouvel onglet. Le fait de quitter l'environnement de listes n'implique pas automatiquement votre déconnexion : celle-ci dépend de l'option 'Expiration de la connexion', modifiable sur la page consacrée à vos préférences.

Lorsqu'un message contient une pièce jointe, celle-ci est affichée au bas du message. Pour la télécharger, il vous suffit de cliquer sur son nom. Répondre à un message depuis l'environnement de listes

Il est possible de répondre à un message depuis l'environnement de listes lui-même. Pour cela, cliquez sur le bouton 'Répondre' situé en haut à droite du message. Attention : faites bien attention lors du choix de votre destinataire (l'auteur du message ou la liste, c'est-à-dire l'ensemble des abonnés), car vous ne pourrez pas le modifier ensuite.

arch_repondre

Cette façon de faire n'est pas très souple : à partir de l'environnement de listes, il est impossible de modifier ou d'ajouter des destinataires, d'ajouter une pièce jointe ou encore de mettre en forme les messages envoyés. Il est donc préférable d'utiliser un client de messagerie ou un webmail. Rechercher dans les archives d'une liste

Si vous souhaitez retrouver un message particulier ou si vous cherchez des informations sur un sujet, vous pouvez effectuer une recherche dans les archives de la liste. Pour cela, deux possibilités s'offrent à vous :

  effectuer une recherche simple ;
  effectuer une recherche avec le mode 'Recherche avancée'.

arch_recherche Effectuer une recherche simple

Avant toute chose, sachez que la recherche avancée est bien plus souple que la recherche simple et répondra mieux à vos besoins si vous ne savez pas précisément ce que vous recherchez.

Pour effectuer une recherche simple, procédez comme suit :

  Allez sur la page d'accueil de l'environnement de listes et authentifiez-vous.
  Allez sur la page d'information de la liste qui vous intéresse.
  Il est impossible d'effectuer une recherche dans les archives de plusieurs listes à la fois. Si vous souhaitez effectuer une recherche dans les archives de plusieurs listes, vous devrez répéter cette recherche pour chaque liste.
  Dans le menu de gauche, cliquez sur le lien 'Archives'. Vous arrivez sur une page d'index de messages.
  Vous pouvez effectuer des recherches à partir des pages d'index de messages ou à partir des pages de messages.
  Allez à l'index des messages du mois dans lequel vous souhaitez rechercher. Pour cela, utilisez le calendrier situé en haut à droite de votre écran.
  La recherche s'effectuera dans les archives du mois choisi et du mois précédent où des messages ont circulé. Si vous ne savez pas quand le message que vous recherchez a été envoyé, utilisez le mode de recherche avancée.
  Entrez des mots clés dans le champ de recherche situé en haut à gauche de votre écran.
  Attention : le moteur de recherche traitera votre saisie comme une phrase. Si vous souhaitez chercher plusieurs mots non consécutifs, passez par le mode de recherche avancée.
  Cliquez sur le bouton 'Search'.

Les messages correspondant à la recherche s'affichent. Pour en savoir plus, consultez la section 'Résultat des recherches'. Effectuer une recherche avec le mode 'Recherche avancée'

Le mode 'Recherche avancée' étant beaucoup plus puissant et plus souple que le mode de recherche simple, il est en définitive infiniment plus simple de l'utiliser. Pour effectuer une recherche avancée, procédez comme suit :

  Allez sur la page d'accueil de l'environnement de listes et authentifiez-vous.
  Allez sur la page d'information de la liste qui vous intéresse.
  Il est impossible d'effectuer une recherche dans les archives de plusieurs listes à la fois. Si vous souhaitez effectuer une recherche dans les archives de plusieurs listes, vous devrez répéter cette recherche pour chaque liste.
  Dans le menu de gauche, cliquez sur le lien 'Archives'. Vous arrivez sur une page d'index de messages.
  Vous pouvez effectuer des recherches à partir des pages d'index de messages ou à partir des pages de messages.
  Cliquez sur le lien 'Recherche avancée' situé sous le champ de recherche. Vous voyez apparaître une page semblable à celle-ci :
  rech_avancee
  Entrez des mots clés dans le champ de recherche.
  Choisissez vos options de recherche.
  Astuce : dans la liste 'Étendue de la recherche', pour sélectionner tous les mois pour lesquels des archives sont disponibles, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche SHIFT (ou « MAJ ») enfoncée et cliquez sur le dernier mois de la liste. Bien qu'il ne soit pas marqué dans la liste, le mois en cours sera bien sûr traité également.
  Cliquez sur le bouton 'Rechercher'.

Les messages correspondant à la recherche s'affichent. Pour en savoir plus, consultez la section 'Résultat des recherches'. Résultat des recherches

Par défaut, les messages affichés sur la page de résultat sont triés du plus récent au plus ancien et chaque page permet d'afficher jusqu'à dix résultats. En mode 'Recherche avancée', vous pouvez adapter ce réglage à votre convenance.

Lorsqu'il y a beaucoup de résultats, ceux-ci sont parfois affichés sur plusieurs pages. Ne vous y laissez pas prendre : si vous ne trouvez pas le message que vous recherchez, assurez-vous qu'il n'y a pas d'autres pages de résultats avant de jeter l'éponge…

Lorsque vous avez spécifié une plage de recherche très étendue, une première recherche est parfois effectuée sur une partie des messages. Dans ce cas, un bouton 'Continue search' apparaît sous les résultats. Cliquez dessus pour rechercher dans le reste des messages de la plage spécifiée. En fonction du nombre de messages, vous devrez parfois effectuer cette action plusieurs fois d'affilée.

Pour chaque message, les informations affichées sur la page de résultats sont les suivantes :

  objet du message ;
  date d'envoi ;
  expéditeur ;
  quelques lignes de contexte où l'expression recherchée a été trouvée.

Pour consulter l'un des messages correspondant à la recherche, il vous suffit de cliquer sur son objet. Attention : avec Internet Explorer, si vous allez consulter un message à partir de la page de résultats, vous ne pourrez utiliser le bouton 'Précédent' de votre navigateur pour revenir à cette page. Nous vous conseillons d'utiliser de préférence un navigateur moderne tel que Firefox. Si vous ne pouvez utiliser un autre navigateur qu'Internet Explorer, nous vous conseillons d'ouvrir les messages dans une nouvelle fenêtre (clic droit sur les liens et 'Ouvrir dans une nouvelle fenêtre') afin de préserver les résultats de votre recherche.

Envoyer un message

Lorsque vous êtes abonné à une liste, vous recevez les messages que chacun des abonnés envoie. Vous pouvez répondre à ces messages ou en envoyer de nouveaux. 1. Envoyer un message à l'aide d'un client de messagerie

Pour envoyer un nouveau message, rien de plus simple : à l'aide de votre client de messagerie ou d'un webmail, envoyez votre message à l'adresse de la liste. Cette adresse est constituée du nom de la liste et d'un suffixe en '@iut-bm.univ-fcomte.fr' (exemple : profs_info(@)iut-bm.univ-fcomte.fr). Attention : vous devez bien évidemment envoyer le message à partir de l'adresse avec laquelle vous êtes abonné à la liste, sans quoi il se peut qu'il ne soit pas accepté. 2. Envoyer un message depuis l'environnement de listes

Une autre solution consiste à vous connecter sur l'environnement de listes, aller sur la page d'information de la liste à laquelle vous souhaitez envoyer un message et cliquer sur le lien 'Poster' dans le menu de gauche. Cette façon de faire n'est pas très souple : à partir de l'environnement de listes, il est impossible de modifier ou d'ajouter des destinataires, d'ajouter une pièce jointe ou encore de mettre en forme les messages envoyés. 3. Répondre à un message

Pour répondre à un message envoyé sur une liste, procédez comme pour n'importe quel message qui vous aurait été envoyé en privé. Attention néanmoins : certaines listes sont configurées pour que chaque réponse soit adressée par défaut à la liste, c'est-à-dire à l'ensemble des abonnés. Si vous souhaitez répondre seulement à l'auteur du message initial, assurez-vous que le destinataire de votre message est bien celui que vous souhaitez !

Vous pouvez également répondre à un message directement depuis l'environnement de listes. Néanmoins, il est nettement plus simple et plus fonctionnel de répondre via un client de messagerie ou un webmail…

poster 4. Quelques règles

Il est préférable de toujours respecter une période d'observation de quelques jours entre le moment où l'on s'abonne à une liste de diffusion et le moment où l'on commence à y envoyer des messages. Cela vous permettra de répondre à ces quelques questions importantes pour ne pas commettre d'impairs :

  Qui diffuse des messages sur la liste ?
  À quelle fréquence peut-on envoyer des messages sans gêner les autres abonnés ?
  Quels sont les sujets abordés ?
  Les messages hors-sujet sont-ils tolérés ?
  Quel est le ton employé ? Est-il possible de faire de l'humour ou est-ce une liste très formelle ?
  L'envoi de pièces jointes est-il autorisé/toléré ? Dans quelles limites ?

Lorsque vous envoyez un message, vous pouvez éventuellement ajouter une ou plusieurs pièce(s) jointe(s). Néanmoins, prenez garde de respecter certaines règles élémentaires :

  Assurez-vous que les pièces jointes sont acceptées sur la liste à laquelle vous envoyez le message.
  Lorsqu'elles sont autorisées, n'en abusez pas : un nombre de pièces jointes trop important ou des pièces jointes trop volumineuses risquent de gêner les autres abonnés, par exemple en saturant leurs boîtes de réception.
  Gardez en mémoire que pour des raisons de sécurité, il est impossible d'envoyer et de recevoir des fichiers .ZIP à partir de / sur la messagerie de l'Université.

Certains types de messages ne sont pas les bienvenus sur les listes de diffusion : publicité, messages à caractère commercial, politique ou religieux, diffusion de fausses informations, atteintes à la vie privée, informations de natures diffamatoire, menaçante, abusive, obscène, raciste, incitant à la discrimination, la haine ou la violence pour quelque raison que ce soit, portant atteinte aux bonnes moeurs, ou d'une manière plus générale, illicite.

L'utilisation de la messagerie en général et pour les listes de diffusion répond à un ensemble de règles très précises et indispensables pour une communication harmonieuse : la « Nétiquette ». Vous pourrez trouver les principes généraux de la Nétiquette sur la page consacrée à la messagerie. Vous trouverez également sur cette page des informations détaillées sur le fonctionnement de la messagerie à l'Université de Franche-Comté.

documentations/messagerie/listes_de_diffusion.txt · Dernière modification: 2014/07/01 11:58 par spicard
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